事例紹介
低コストでバックオフィス業務を外注することに成功
株式会社星製作所 様
導入前の課題は何だったのか
ありがたいことに今年に入って注文が多く入っているのですが、同時期に集中してしまい、業務が裁けない状況になっています。スケジュール管理を私の頭の中で管理している状態で、納期が迫っているものを忘れていたり、抜け漏れのせいで余計仕事が増えたりと、非常に効率の悪い状況でした。
また、社内に事務もいないので、総務や経理業務を片手間で自分がこなしている状況です。
特に経理は追いついておらず、毎年利益が出ているのかどうか、決算が締まらないとわからないので、忙しいけれど儲かっているのかどうかがわからない中で経営している不安があります。
それに対しどのような対応を行いましたか
業務改善プランナーの方に来ていただいて、相談にのっていただきました。
いただいた提案は2つで、まず日常の業務が管理できていないから、それを見える化しようと。
今こなさなければならない業務がどのくらいあって、どんな工程があって、いつまでにやらなければならないのか、一覧にすべきだという提案を受けました。
それと、経理業務は、とにかく伝票をPDFにとって、外部の人にはじから入力してもらおうという提案をしていただきました。
導入後、現場ではどのように活用しているか
今まだ始めたところなので、結果が顕著に出ているわけではないのですが、先日、業務管理のプロを連れてきていただいて、抱えている業務を一覧化していただきました。
プランナーがクラウドワークスを使って選んでいただいた方らしいのですが、大手メーカーで生産管理をやっていた方で、私が口頭でした話を綺麗にまとめていただき、すごいなと驚きました。
経理の方は、会計士の方で、給与一覧や口座データをPDFにとって共有フォルダに入れると、入力してくれます。
これで会社の財務状況が、一年待たなくても見れるようになるのではないかと期待しています。
どのような人たちにこのサービスを使ってほしいか
我々のように社員数名の小さな会社にとっては、専従の事務社員を雇う余裕はないので、少ない金額で外の人が代わりにバックオフィス業務をやってくれることは、大変ありがたいと思います。
同じように苦しんでいる会社も多いと思うので、このサービスが広がっていければよいなと思います。
サービスの導入を検討するに当たり、気をつける点などアドバイスがあれば
こちらも忙しいのでコンサルタントの方に提案されても実行できないと思っていましたが、業務改善プランナーの方が、こちらの都合を考えて、打合せや業務のタイミングを組んでくださり、大変やりやすかったです。
うちはコンサルなんて必要ないと思わずに、「業務が楽になるなら」と、試しに使ってみるとよいのではないかと思いました。