1. 外出先での仕事や在宅勤務が行えるIT環境および社内規定の整備
直近で解決すべき課題は「社外から社内のファイルサーバーに保存しているファイルにアクセスできる環境」を構築することでした。営業や役員はこれまで社内で資料の作成・閲覧をしており、社外で参照が必要になった場合にも、帰社してから対応せざるを得ない状況でした。
社外での業務を実現する方式として「社内PCをリモート操作する方法」「オンラインストレージを導入する方法」「PC端末に保存することを許容し運用ルールを徹底する方法」の3つを提案し、社内で検討してもらい、規模や導入の容易性、他のIT環境の課題や将来の方向性から、まずは「社内PCをリモート操作する方法」を選択することになりました。
また、社外からの接続、持出しPC端末の運用もあることから、テレワーク規定の策定だけでなく、IT機器や情報システム利用に係る社内ルールも策定することを助言し、社内で行っていただくことになりました。
2. セキュリティ対応も含めた社内システムの最適化の方向性づくり
社内のIT環境では、メールボックスの容量不足や、オフィスソフトのバージョンが混在していること、OSやソフトウェアのアップデートを含めたPC端末の管理が従業員個人になっていることなど、多岐にわたる課題があることもわかりました。前述のメールやソフトウェアの課題は統合オフィススイート、PC管理の課題は資産管理ソフトウェアや運用ルールなど、様々な解決手法が考えられます。課題の関連性や先のモバイルワークも含めた働き方改革および最適化を見据えると、フェーズを分けて対応を計画する必要があり、今回は即対応と中期的な対応という軸で今後のIT環境の方向性について整理しました。
